Ausgabenbasis (AZA/AZAP)

DESY Projektträger

FAQ

Sie sind verpflichtet, uns jegliche Abweichungen oder Änderungen vom Projektplan mitzuteilen.
Dies beinhaltet u. a. Änderungen
- des Finanzierungsplans,
- der Liste der Gegenstände,
- der Bankverbindung und
- Umstände wie z. B. Verzögerungen, die zu einer Gefährdung der Erfüllung des Zuwendungszwecks sowie zu einer nicht fristgerechten Verwendung der Mittel führen.
Teilen Sie uns umgehend mit, wenn ausgezahlte Mittel nicht 6 Wochen nach deren Auszahlung verbraucht werden können. Bei nicht rechtzeitiger Verwendung können Zinsen erhoben werden. Wesentliche Kassenbestände sind mit fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 247 BGB jährlich zu verzinsen.
Änderungen des Mittelbedarfs sind so früh wie möglich, spätestens aber bis 30. September eines Jahres zu beantragen. Bei verspäteter Beantragung kann der Antrag gegebenenfalls nicht mehr berücksichtigt werden.

Zahlungsanforderungen sind über profi-Online auszufüllen und einzureichen. Dort wird Ihnen ein neues Formular unmittelbar nach Bearbeitung der zuletzt eingereichten Zahlungsanforderung zur Verfügung gestellt.
Wenn Sie noch nicht am profi-Online-Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das Formular zur Zahlungsanforderung vom Projektträger zugesandt. Melden Sie sich dazu unter pt@desy.de unter Angabe des Förderkennzeichens (FKZ).
Gesperrte Mittel können nicht abgerufen werden.

Ab dem Laufzeitbeginn des Projektes können die bereits entstandenen Ausgaben und darüber hinaus die geplanten Ausgaben der folgenden sechs Wochen über eine Zahlungsanforderung angefordert werden.
Nach Ablauf dieses Zeitraums ist jeweils die nächste Zahlungsanforderung unter Abrechnung der bis zu diesem Zeitpunkt kumuliert entstandenen tatsächlichen Ausgaben und auch der geplanten Ausgaben der nächsten sechs Wochen zu stellen.
In das Formular Zahlungsanforderung, Spalte 3, sind die seit Jahresbeginn in den einzelnen Ausgabenpositionen entstandenen Ist-Ausgaben als jeweils kumulierte Werte einzutragen. In die Spalte 5 sind die in den nächsten 6 Wochen geplanten Ausgaben einzutragen.
Die letzte Zahlungsanforderung eines Haushaltsjahres muss spätestens bis zum 5. November vorliegen. Später eingehende Mittelanforderungen können gegebenenfalls nicht mehr bedient werden. Nicht abgerufene Mittel werden gekürzt.

Für den Abruf von Zuwendungen im mittelbaren Abrufverfahren sind die Bundesmittel erst am Tage des Bedarfs und nur insoweit abzurufen, als sie für fällige Zahlungen benötigt werden.
Ausnahme: Für den letzten Abruf am Jahresende muss die Mittelanforderung spätestens am letzten Arbeitstag vor dem 15. Dezember erfolgen. Hierbei ist der Mittelbedarf für die verbleibenden Tage des Monats Dezember anzufordern.

Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist jeweils bis zum 30.04. ein zahlenmäßiger Zwischennachweis über die im Vorjahr entstandenen Ausgaben zu erstellen. Der zahlenmäßige Zwischennachweis ist über profi-Online auszufüllen und einzureichen.
Zusätzlich ist jeweils bis spätestens 30.04. ein formloser Zwischenbericht einzureichen. Berichtsvorlagen und Hinweise finden Sie hier: Zwischennachweis.
Falls ein Vorhaben in Zusammenarbeit mit Partnern eines Verbundes durchzuführen ist, ist immer die Zusammenarbeit in den Sachberichten darzustellen. Die Partner des Verbundprojekts sind in den weiteren Nebenbestimmungen des Zuwendungsbescheids aufgeführt.
Für abzurechnende Ausgaben muss es einen nachweisbaren Zahlungsmittelabfluss mit Projektbezug geben. D. h. zu allen Ausgaben muss eine Rechnung existieren und ein Zahlungsbeleg verfügbar sein. Alle Ausgaben sind in den Beleglisten zu erfassen. Die Belegliste ist zum Verwendungsnachweis einzureichen.
- Werden Verbrauchsmaterialen mit einem Verrechnungsschlüssel auf der Rechnung dem Projekt zugeordnet, dann können diese Rechnungen anteilig abgerechnet werden.
- Bei der Nutzung des Fuhrparks ist es zulässig, über ein Fahrtenbuch die Tankrechnung über das Projekt abzurechnen.
- Ausgaben für eine Reise (Flug, Übernachtung, Tagegeld) können in der Belegliste zusammengefasst werden, müssen aber bei einer vertieften Prüfung mit einzelnen Belegen nachvollziehbar sein.