Die erste Mittelanforderung kann entweder 4 Wochen nach Zugang des Bescheides erfolgen (wenn der Bescheid Bestandskraft erlangt hat) oder bei Verzicht auf Einlegung des Rechtsbehelfs sofort.

Die Mittel sollen regelmäßig - bei AZA möglichst alle 6 Wochen, bei AZK möglichst alle 3 Monate - angefordert werden, da damit auch ein geregelter Verlauf des Projektes dokumentiert wird.

Mittelanforderung bei Förderung auf Ausgabenbasis: hier können die Mittel im Voraus angefordert werden, jeweils für die nächsten 6 Wochen. Werden die Mittel in den 6 Wochen nicht verausgabt, müssen die nicht verbrauchten Mittel zurücküberwiesen werden. Geschieht das nicht, fallen entsprechende Zinsen an.

Mittelanforderung bei Förderung auf Kostenbasis: hier können die Mittel nur quartalsweise und im Nachhinein angefordert werden. Daher können die Mittel für das letzte Quartal im Haushaltsjahr frühestens am 01.01. des Folgejahres angefordert werden.

Für das Projekt administrativ tätiges Personal bzw. administrative Tätigkeiten sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Diese Tätigkeiten und das entsprechende Personal sind in der Regel bereits anderweitig finanziert. Für Hochschulen werden diese Ausgaben über die Projektpauschale abgegolten. Für Unternehmen sind diese Kosten mit den im Projekt abrechenbaren Gemeinkosten finanziert.

Die Zahlungsanforderung des 3.Quartals ist die letzte mögliche Abrechnung von Kosten im lfd. Kalenderjahr und kann selber nicht korrigiert werden. Ihr folgt die Abrechnung des gesamten Kalenderjahres mit dem Zwischennachweis. Mit ihm gibt es die Möglichkeit, evtl. aufgetretene Abrechnungsfehler im Laufe des vergangenen Jahres zu korrigieren.

Positionsüberschreitungen sind grundsätzlich möglich. Wird eine Position um bis zu 20 % überzogen, ist kein Antrag auf Mittelumwidmung notwendig. Wird eine Position ab 20 % überzogen, so muss ein Antrag auf Mittelumwidmung eingereicht werden. Der Antrag ist fachlich zu begründen und kann über eine Haushaltsdatenänderung in profi-online beantragt werden. Zu beachten ist, dass Mittelumwidmungen zuwendungsneutral erfolgen müssen. Dies bedeutet, dass der Mehrbedarf in einer Position durch einen Minderbedarf in einer anderen Position ausgeglichen werden muss, da sich die Höhe der Gesamtzuwendung nicht verändern wird. Über das Ergebnis des Antrages auf Mittelumwidmung werden die Zuwendungsempfänger in Form eines Änderungsbescheides informiert.

Auch die Umwidmung in eine nicht bewilligte Position ist grundsätzlich möglich.

Bei einer Zuwendung auf Kostenbasis (AZK) werden Personalkosten in der Kostenposition 0837 (Personalkosten) abgerechnet. Dies bedeutet, dass keine Mittelumwidmung notwendig ist, wenn z. B. Verschiebungen zwischen den Positionen Gehälter (0831) und Löhne (0832) entstehen werden.

In jeder Zahlungsanforderung (ZA) des Kalenderjahres sind immer die kumulativ angefallenen Kosten vom 01.01. bis zum Abrechnungszeitraum einzutragen. Durch die Kumulierung der Kosten werden Abrechnungsfehler vorangegangener ZA automatisch berichtigt.

Im Laufe des Projektes aufgetretene Fehler in der Zuordnung können mit den Zwischennachweisen und spätestens mit dem Verwendungsnachweis noch korrigiert werden, da hier alle Kosten / Ausgaben des gesamten Vorhabens noch einmal zusammengestellt und abgerechnet werden.

Die kassenmäßige Inanspruchnahme der Zuwendungsmittel ist zunächst entsprechend den im Bescheid genannten Jahresscheiben vorgesehen. Sollte der tatsächliche Mittelbedarf von dieser vorläufigen Planung abweichen, ist dies uns unverzüglich mitzuteilen. Innerhalb der haushaltsmäßigen Möglichkeiten wird eine entsprechende Anpassung vorgenommen.

Eine Mittelanforderung, die den tatsächlichen Mittelbedarf in dem entsprechenden Jahr übersteigt, führt zu einem positiven Kassenbestand im Zwischennachweis. In einem solchen Fall ist zu prüfen, ob der positive Kassenbestand fristgerecht aufgebraucht wurde. Dazu werden ggf. zur Prüfung entsprechende Beleglisten und Zahlungsnachweise angefordert. Nicht fristgerecht verwendete Mittel werden verzinst. Sobald Sie Kenntnis über einen positiven Kassenbestand erlangen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Ausgaben / Kosten für Reisen, die in unmittelbarem Projektkontext stehen und für das Vorhaben erforderlich sind, können als förderfähige Ausgaben / Kosten geltend gemacht werden. Bei Anträgen von Hochschulen und institutionell geförderten Antragsteller:innen ist zwingend das Bundesreisekostengesetz bzw. Landesreisekostengesetz zu beachten.

Es ist der Grundsatz der sparsamen Mittelverwendung zu beachten. Zuwendungsfähig sind Reisekosten, die im Rahmen des Projekts im Bewilligungszeitraum anfallen und nachgewiesen werden können.

In Vorhaben, die auf Kostenbasis abrechnen, sind nur für im Projekt beteiligte und in den Personalkosten abgerechnete Mitarbeitende projektbezogene Reisen abrechenbar.

In Vorhaben auf Ausgabenbasis können neben Reisen für im Projekt beteiligte und abgerechnete Mitarbeiter ggf. auch Reiseausgaben für grundfinanziertes Personal, welches im Projekt mitarbeitet, geltend gemacht werden.

Sobald eine tarifvertragliche Regelung zur Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie (IAP) den Arbeitgeber rechtlich bindet, ist –vorbehaltlich der konkreten Ausgestaltung dieser Regelung – grundsätzlich von ihrer Zuwendungsfähigkeit auszugehen. Beispielsweise ist die Zahlung der IAP im TVÖD geregelt.

Ausnahmen bilden die Vorhaben, die über die pauschalierte Abrechnung Kosten gefördert werden. Hier ist nur das steuerpflichtige Bruttojahresentgelt für die Ermittlung der Personalkosten zu Grunde zulegen. Die IAP ist kein steuerpflichtiges Entgelt und ist daher nicht zuwendungsfähig und wird mit der Personalkostenpauschale abgegolten.

Die Zuwendung darf nur für die im Bewilligungszeitraum für das Vorhaben verursachten Ausgaben abgerechnet werden. Das bedeutet, dass Jahressonderzahlungen auch nur zeitanteilig entsprechend des Einsatzes des Personals im Projekt abgerechnet werden können. Im letzten Projektjahr dürfen diese Ausgaben grundsätzlich nur abgerechnet werden, wenn die Auszahlung bis zur Vorlage des Verwendungsnachweises erfolgt ist.

Der Zuwendungsempfänger hat bei mehrjährigen Projekten nach Ablauf jeden Kalenderjahres einen Zwischennachweis vorzulegen. Die entsprechenden Muster für den zahlenmäßigen Nachweis sowie den Zwischenbericht werden in profi-online bereitgestellt.

Ausgabenbasis:
Alle sechs Wochen sollte eine Zahlungsanforderung eingereicht werden. Sie haben ab Zahlungseingang 6 Wochen Zeit zur Verausgabung dieser Mittel, damit keine Zinsen berechnet werden.

Eine pünktliche und regelmäßige Anforderung der Zuwendungsmittel zeigt, dass die Mittel auch benötigt werden. Die alsbaldige Verwendung der Mittel wird anhand des von Ihnen vorzulegenden Zwischen- bzw. Verwendungsnachweises geprüft.

Nicht innerhalb der Frist verausgabte Mittel können für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung verzinst werden.

Kassenbestände sind zeitnah zurückzuerstatten und werden ebenfalls verzinst. Eine gut geplante und ordnungsgemäße Finanzverwaltung ist daher unerlässlich.

Kostenbasis:
Die Anforderung der Zuwendung richtet sich nach den anfallenden Kosten. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss
die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten.

Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet, unverzüglich anzuzeigen, wenn Abweichungen vom beschriebenen
Arbeitsplan in der Vorhabenbeschreibung und / oder vom Finanzierungsplan / Vorkalkulation im Antrag auftreten.

Abweichungen können erheblichen Einfluss auf den Verlauf und den Erfolg des Projektes haben. Hierzu zählen insbesondere zeitliche Verzögerungen und personelle und / oder strukturelle Veränderungen (z. B. Wechsel der Projektmitarbeiter, insb. der Projektleitung, oder der Kooperationspartner).

Der Gesamtfinanzierungsplan muss stets zum Projektfortschritt passen. Abweichungen oder Veränderungen sind zwingend anzuzeigen und zu beantragen.

Ja! Überschreitungen der Einzelansätze um bis zu 20% sind ohne Zustimmung des Zuwendungsgebers möglich, wenn der Betrag in anderen Positionen eingespart wird, ohne den ursprünglichen Arbeitsplan wesentlich zu verändern.

Wenn aber z. B. ein festangestelltes Personal ausfällt und ein neuer Mitarbeiter nur auf Honorarbasis gefunden wird, müssen diese Kosten von Personal zu Honorar umgewidmet werden. Hierfür bedarf es eines Antrages.

Bei Überschreitung der Einzelansätze über 20 %, oder neue Ausgabenarten kommen hinzu, ist eine Änderung des Finanzierungsplans notwendig. Hierfür ist ein Antrag auf Mittelumwidmung inklusive Begründung über profi Online einzureichen.

Hier unterliegt der Zuwendungsempfänger zunächst einer Mitteilungspflicht. Mit der Bewilligung ist der Finanzierungsplan / die Vorkalkulation verbindlich. Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsempfängers.

Ist durch die Verteuerung der Maßnahme der Zuwendungszweck nicht zu erreichen, weil nicht genügend weitere Eigenmittel zur Verfügung stehen, prüfen wir, ob die Maßnahme eingeschränkt werden kann.

Je nach Einzelfall und nach Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln wird geprüft, ob die Zuwendung aufgestockt werden kann.

Sind beide Möglichkeiten nicht umsetzbar kommt auch ein Abbruch des Vorhabens und damit die Einstellung in Betracht.

Auch hier unterliegt der Zuwendungsempfänger einer Mitteilungspflicht. Die Ausgaben- / Kostenreduzierung führt zur (Teil-)Unwirksamkeit des Bewilligungsbescheids in Höhe der Kostenersparnis. Dies gilt auch, wenn sich die Einnahmen erhöhen oder andere Deckungsmittel hinzutreten. Bereits ausgezahlte Zuwendungen müssen anteilig entsprechend der
Förderquote an den Zuwendungsgeber zurückgezahlt werden.