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Corona

Projektträger DESY

Umgang mit Pandemie in der Projektförderung

Sehr geehrte Damen und Herren!

#Wir sind auch jetzt für Sie da!

Die Ausbreitung des Corona-Virus beschäftigt uns alle sehr. Unser Büro bleibt daher für Gäste bis auf weiteres geschlossen. Trotzdem möchten wir Sie gerne wie gewohnt unterstützen. Unsere Kolleginnen und Kollegen arbeiten verstärkt im Homeoffice. Selbstverständlich sind wir weiterhin telefonisch und per E-Mail für Sie da. Wenn Termine oder Besprechungen mit uns anstehen, werden wir diese telefonisch oder per Videokonferenz durchführen. Wir bemühen uns, alle Anfragen und Anliegen zeitnah zu bearbeiten. Falls es dennoch zu Verzögerungen kommt, bedanken wir uns bereits jetzt bei Ihnen für Ihr Verständnis.
Die folgenden Informationen und Hinweise möchten wir Ihnen zusätzlich geben:

#Auszahlungen erfolgen weiterhin

Auszahlungen für laufende Projekte und Neubewilligungen genießen bei uns Priorität. So können wir gemeinsam die Bezahlung Ihrer bewilligten Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sicherstellen. Zahlungsanforderungen werden wir auch bedienen, wenn sie uns rechtsverbindlich unterschrieben und auf den unten aufgelisteten Übermittlungswegen erreichen.

#Anpassungen am Projektverlauf und Finanzierungsplan unbedingt melden

Sollte sich der Projektverlauf ändern, informieren Sie uns bitte. An vielen Hochschulen sind Projektleitungen berechtigt, Anträge in diesem Zusammenhang zu stellen. Wir empfehlen Ihnen, dort, wo dies nicht der Fall ist, ein solches Vorgehen zu erwägen, um weitere Kommunikationskanäle zu schaffen. Hierrüber benötigen wir jedoch eine schriftliche Mitteilung über die berechtigten Personen mit rechtsverbindlicher Unterschrift des Zuwendungsempfängers. Dann können wir Anträge auch per E-Mail von den Projektleitungen entgegennehmen.

Falls der Bedarf für Vorziehungen erkennbar ist, bitten wir möglichst frühzeitig um entsprechende Anträge.

#Fristverlängerungen sind möglich

Wir freuen uns, wenn Sie uns Zwischennachweise, insbesondere der Teil der Projektleitungen zum Projektfortschritt, bereits vor der bisherigen Deadline, dem 30.04.2020, zukommen lassen. Die administrativen Teile der Berichte sind bereits jetzt zu einem Drittel eingegangen. Wir danken an dieser Stelle diesen Drittmittelstellen. Schlussberichte und Verwendungsnachweise nehmen wir ebenfalls weiterhin entgegen. Kommt es auf Ihrer Seite zu Verzögerungen, so bitten wir Sie, 14 Tage vor Fristablauf um einen Antrag auf Fristverlängerung. Dazu reicht eine formlose E-Mail der Drittmittelstelle oder des Projektleiters. Maximal gehen wir derzeit von Fristverlängerungen von zwei Monaten aus.

#Stornierungskosten sind ggf. zuwendungsfähig

Bei kurzfristiger Absage einer projektrelevanten Veranstaltung sollen die jeweiligen vertraglichen Regelungen genutzt werden, z.B. durch Verschiebungen und Ausfallzahlungen. Den Umständen angemessene Kompensationen können im Rahmen von Vertragsanpassungen ermöglicht werden. Entsprechende Zahlungen für abgesagte, nicht durchgeführte Veranstaltungen sind zuwendungsfähig.
Soweit noch keine vertraglichen Bindungen bestehen, sollten vor Verschiebungen geplanter Präsenzveranstaltungen auch alternative Veranstaltungsformate in Betracht gezogen werden (z.B. Webkonferenzen).
Soweit Reisen aufgrund des Corona-Virus abgesagt werden, können notwendige Stornokosten erstattet werden (vgl. § 10 Abs. 2 BRKG).

#Wir passen die Übermittlungswege an

Dort, wo im Zuwendungsverfahren ein zwingendes Schriftformerfordernis besteht und dies derzeit nicht eingehalten werden kann, können vorab die folgenden Übermittlungswege genutzt werden:

- E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder
- Übermittlung des unterschriebenen Dokumentes per Telefax/ Computerfax oder
- Scan bzw. Foto des unterschriebenen Dokuments per E-Mail.

Das unterschriebene Papierdokument ist nachzureichen. Sollte es weitere Fragen geben, so kontaktieren Sie bitte die zuständigen PT-Mitarbeiter (pt@desy.de). Gemeinsam finden wir sicherlich pragmatische Lösungen.